Verantwortlich statt zuständig

Im Englischen gibt es die beiden Begriffe “responsible” und “accountable”. Die Begriffe haben eine ähnliche Bedeutung, sind aber ganz und gar nicht dasselbe. Responsible bedeutet zuständig. Accountable hingegen lässt sich mit verantwortlich übersetzen. Warum ist der Unterschied wichtig und was macht den Unterschied aus?

Gut beschreiben lässt sich das mit Hilfe des RACI-Modells, einer Technik zur Analyse und Darstellung von Verantwortlichkeiten.

R = Responsible = Zuständig
A = Accountable = Verantwortlich
C = Consulted = Konsultiert
I = Informed = Informiert

Es gibt im Wesentlichen vier Möglichkeiten, Mitarbeitende und Kolleg*innen in Entscheidungen einzubeziehen. Man kann sie informieren, man kann sie konsultieren und ihren Rat erfragen. Wichtiger und gleichzeitig schwieriger zu trennen sind “zuständig” und “verantwortlich”.

Es ist nicht leicht

Ziel agiler Methoden ist, durch eine direkte Zusammenarbeit und die Vermeidung nicht unbedingt notwendiger Aufgaben schnell zu Ergebnissen in hoher Qualität zu kommen, die den größten Kundennutzen erfüllen. Das kann nur funktionieren, wenn gute Entscheidungen getroffen werden. Hier kommt die für agile Methoden entscheidende Ermächtigung und Eigenverantwortung von Menschen und Teams ins Spiel.

Leider klingt Eigenverantwortung einfacher als sie ist. Mitarbeitende arbeiten häufig in einem Umfeld, das von ihnen diese Eigenverantwortung nicht fordert oder sie nicht ermöglicht. Sie sind es durch Jahre Erfahrung in einem eher fremdbestimmten Arbeitsumfeld gewohnt, für Aufgaben zuständig und nicht verantwortlich zu sein. Hinzu kommt, dass Verantwortung manchmal auch als Last empfunden und nicht immer gerne übernommen wird. Menschen mit Verantwortung wiederum fällt es immer wieder schwer, diese abgegeben. Sie liegt dann gebündelt bei einzelnen Personen, manchmal auch vollkommen unabhängig von definierten Rollen. Wenn Mitarbeitende nicht verantwortlich, sondern nur zuständig sind, erhöht sich die Dauer, bis Entscheidungen getroffen werden können. Außerdem entsteht das Risiko, dass Zuständige die Aufgaben nicht zur Zufriedenheit der Verantwortlichen erledigen und damit Aufgaben mehrfach gemacht werden müssen.

Tatsächlich Verantwortung abzugeben und zu übernehmen ist ein zweiseitiger ebenso langer wie wichtiger Lernprozess, der durch eine entsprechende positive Fehlerkultur begünstigt wird. Es gilt die einfache Regel: Wer Entscheidungen trifft, ist dafür verantwortlich. Verantwortliche müssen dabei nicht unbedingt (für die Umsetzung) zuständig sein. Für die Trennung von Zuständigkeit und Verantwortlichkeit und die Übergabe und Übernahme von Verantwortung ist Zutrauen eine Basis und geschenktes Vertrauen hilfreich.

Der Stellenwert

Anhand des RACI-Modells lässt sich der Stellenwert von “Accountability” weiter unterstreichen. Demnach kann nur eine Person “accountable” – also verantwortlich – sein, während ohne Probleme mehrere Personen bei einer Aktivität “responsible”, “consulted” oder “informed” sein können. Wenn also mehrere Personen vermeintlich verantwortlich für einzelne Aufgaben sind, drängt sich die Frage auf, wer die Verantwortung wirklich hat und ob die vermeintlich Verantwortlichen tatsächlich nur zuständig sind.

Die Idee echter “Accountability” sehe ich als entscheidendes Erfolgskriterium für die Durchführung agiler Methoden. Nur mit klaren Verantwortlichkeiten und der damit zwingend verbundenen Möglichkeit Entscheidungen zu treffen besteht die Möglichkeit, in (agilen) Teams gut zusammen zu arbeiten und dabei hoch effektiv und auch effizient zu sein.

Beispiel Product Owner

Ein gutes Beispiel für eine klarer Zuordnung von Verantwortlichkeit findet sich im Scrum-Guide in der Beschreibung der Rolle des Product Owners. Hier heißt es unter anderem:

• Der Product Owner ist die einzige Person, die für die Verwaltung des Product Backlogs verantwortlich ist. […]
• Der Product Owner kann die oben genannten Arbeiten ausführen oder vom Entwicklungsteam ausführen lassen. Der Product Owner bleibt jedoch verantwortlich.
• Der Product Owner ist eine Person, kein Ausschuss. […]
• Damit der Product Owner erfolgreich sein kann, muss die gesamte Organisation seine Entscheidungen respektieren.

Über Todd Nielsen bin ich auf eine gute Erläuterung für “Accountability” gestoßen:

A Personal choice to rise above one’s circumstances and demonstrate the ownership necessary for achieving desired results

Ergänzungen:

Um eigenverantwortlich arbeiten zu können, müssen Aufgaben delegiert werden. Hier bietet Jurgen Appelo in seinem Buch “Management 3.0” Unterstützung durch seine Idee des Delegation-Poker. In seinem Buch beschreibt er sieben Stufen der Delegation. Erst in der siebten Stufe “delegate” wird ein wirkliche Verantwortungsübernahme möglich. Aber auch in den zwei Stufen “Inquire” und “Advise” kann die Abgabe und Übernahme von Verantwortung gelernt werden.

Wer sich noch etwas weiter mit dem Thema beschäftigen möchte, der kann sich den Responsibility Process von Christopher Avery ansehen.

Auch wenn es schwer fällt – hier liegt ein großer Hebel zu einer veränderten Arbeitswelt: Zutrauen zu entwickeln und ausreichendes Vertrauen aufzubringen um Verantwortung abzugeben und an anderer Stelle zu übernehmen, ohne sich nur auf die Zuständigkeit zu beschränken, ist meiner Ansicht nach ein Schlüssel zum Erfolg agiler Methoden.

(Das Bild ist von Charly W. Karl – vielen Dank!)