In meinem älteren Artikel Nicht alles ist messbar gehe ich auf die Schwierigkeit ein, Effizienz in Teams messen zu wollen. Nach einigen Überlegungen gehe ich noch einen Schritt weiter und sage: Effizienz zu messen hat nicht nur keinen Wert. Effizienz alleine ist gar nicht messbar!
Die Frage, ob ein Team (oder eine Organisation oder ein Mitarbeiter) effizient ist, ist grundsätzlich falsch. Man kann nicht effizient sein, bestenfalls effizient arbeiten und so wie bei vielen anderen Adjektiven liegt die Einschätzung im Auge des Betrachters und kann nur im Verhältnis zu etwas Anderem betrachtet werden. Was für den einen effizientes Arbeiten bedeutet, ist für den anderen hochgradig ineffizient. Ob etwas also effizient umgesetzt wurde, ist eine subjektive Wahrnehmung und damit auch bestenfalls subjektiv messbar. Und wie ist es mit dem Verhältnis zu vorher gemessenen Werten – also die Betrachtung einer Veränderung von Effizienz? Voraussetzung hierfür wäre eine stabile Umgebung, die wir in komplexem Umfeld auch nicht haben.
Wenn Effektivität bedeutet, das Richtige zu tun und Effizienz, das dann richtig zu tun, dann ist Effizienz nicht allgemeingültig und damit für sich alleine stehend nicht messbar. In der Informatik beschreibt Effizienz die Sparsamkeit (zum Beispiel eines Algorithmus). In einer wirtschaftlichen Betrachtung geht es um ein gutes Kosten-Nutzen-Verhältnis. Kann ich ein gutes Kosten-Nutzen-Verhältnis messen, ohne den Nutzen klarer zu definieren? Hat die Betrachtung von Sparsamkeit einen Wert, wenn ich den Nutzen nicht berücksichtigen?
Wichtiger Bestandteil agiler Methoden ist, Ergebnisse zu messen und davon eine kontinuierliche Verbesserung abzuleiten. Was also kann und sollte ich messen, wenn es nicht die Effizienz ist?
Effektivität statt Effizienz
Effektivität beschreibt den Wirkungsgrad von etwas – also im weitesten Sinne den Nutzen. Bei klar formulierten Zielen kann und sollte die Wirksamkeit (Effektivität) einer Maßnahme gemessen werden. Die Wirksamkeit kann dann der Investition für die Erreichung der Maßnahme gegenüber gestellt werden. Je höher die Wirkung einer Maßnahme gegenüber der dafür eingesetzten Investition ist, um so effizienter wurde die Maßnahme erreicht. Es geht also nicht um die Effizienz einzelner Mitarbeiter, Teams oder Organisationen sondern um eine möglichst kostengünstige Zielerreichung. Aber ist das in der Regel überhaupt der Wunsch?
Meiner Erfahrung wird oft “Effizienz” mit “Geschwindigkeit” verwechselt. Die typische Messung der Velocity in Scrum sagt wenig über die Effizienz aus, sondern lediglich wie viel ein Team in einem festen Zeitfenster schafft. Wenn es mehr schafft, dann kann das an einem effizienten Vorgehen liegen, aber auch ganz andere Gründe haben. Der Ruf nach “mehr Effizienz” kommt oft durch eine langen Wunschliste, eine nicht ausreichende Transparenz über die Arbeit des Teams oder individuell nicht zufrieden stellende und nicht abgestimmte Priorisierung.
Oft ist ein gutes Kosten-Nutzen-Verhältnis nachgelagert hinter dem eigentlichen Wunsch, in gleicher Zeit möglichst viel zu schaffen. Möglichst viel schaffen klingt schon nicht effizient, ist es häufig auch nicht. (Ein Motor, der möglichst viel schafft – also viel Power hat, hohe Lasten bewegen oder hohe Geschwindigkeiten erzielen kann, ist selten effizient.) Geht es um die Menge der Maßnahmen oder um deren Wirksamkeit? Effizient wäre es doch, nicht möglichst viel zu schaffen, sondern mit möglichst wenig einen möglichst hohen Wirkungsgrad zu erreichen.
Fazit
Effizienz lässt sich in komplexen Projekten weder objektiv noch verlässlich messen und auch nicht außerhalb des Kontexts bewerten. Auch die Veränderung von Effizienz – beispielsweise durch das Messen einer Velocity – kann nicht außerhalb des Kontexts betrachtet werden. Sie sollte in Verbindung zum Wirkungsgrad – also der Effektivität – betrachtet werden. Dazu muss zunächst die Effektivität von Maßnahmen gemessen werden. Hier liegt der viel größere Wert von Messungen.
In der Regel geht es beim Ruf nach “mehr Effizienz” auch gar nicht darum, mit möglichst wenig möglichst viel zu erreichen, sondern entweder schlichtweg um “mehr” oder “schnellere” oder “qualitativ hochwertigere” Ergebnisse oder um mehrere dieser Wünsche gleichzeitig, was durchaus widersprüchlich sein kann.
Bevor der Versuch unternommen wird, die Effizienz in Zahlen für das Management auszudrücken, sollte das eigentliche Ziel betrachtet und Messmethoden hierfür gefunden werden. Viel wichtiger für den Erfolg ist dabei die Betrachtung und Messung der Effektivität getreu dem Motto: “Es bringt keinen Erfolg, sehr richtig die falschen Dinge zu tun”. Bei der subjektiven Optimierung hin zu einer möglichst effizienten Vorgehensweise steckt der Teufel im Detail und hier kann und sollte das Team eigene konkrete Metriken anwenden, um zielgerichtet an der kontinuierlichen Verbesserung zu arbeiten. Diese Metriken müssen transparent zur Diskussion einladen, aber nicht zwingend für alle außerhalb des Teams ohne weitere Erklärungen verständlich sein.
(Das verwendete Titelbild ist von Elias Levy – vielen Dank!)
2 Comments
Leave a CommentVermutlich meinen wir beide das Gleiche:
Ein Team kann nicht effizient sein, es kann bestenfalls effizient Aufgaben erledigen bzw. Ziele erreichen.
Effizienz alleine ist nicht messbar – so wie Geschwindigkeit auch nicht. Geschwindigkeit wird bei Fahrzeugen mit dem zurückgelegten Weg in Verbindung gebracht und die Einschätzung, ob etwas schneller oder nicht ist, wird ins Verhältnis zu anderen Fahrzeugen gebracht. Ein Auto ist mit 100 km/h langsamer als ein ICE mit 350 km/h. Ohne Ziel und Vergleich ist die Aussage von Geschwindigkeit nicht möglich und hat keinen Wert.
Effizienz muss auch an ein Ziel geknüpft und vergleichbar gemacht werden, damit die Aussage einen Wert hat.
Ein Team erledigt effizienter als ein anderes Team seine Arbeit. Ein Mitarbeiter erledigt seine Aufgaben effizienter in diesem Jahr, als im letzten Jahr.
Nun kann man schlecht Äpfel mit Birnen – zum Beispiel die Tippgeschwindigkeit eines Menschen mit der Fluggeschwindigkeit eines Düsenjägers – vergleichen. Ich brauche also, um eine werthaltige Aussage zu bekommen, Vergleichbarkeit. Und wir wissen, unterschiedliche Teams sind nicht vergleichbar, weil weder die Aufgaben, noch die Team-Zusammensetzung vergleichbar sind. So ist das bei Arbeit von Menschen in einem Team – es ist ein komplexes und damit nicht vergleichbares System.
Also lässt sich bestenfalls die Effizienz eines Teams mit der vorherigen Effizienz des selben Teams vergleichen um möglichst nah bei einem Apfel mit Apfel Vergleich zu sein. Aber ist die Umgebung eines Teams immer gleich und macht das Team immer die selben Dinge? Ist es dann möglich, bei sich verändernden Aufgaben die Effizienz in einem komplexen System vorhersagen?
Fazit: Ich kann die Effizienz rückwirkend in eine Zahl packen (Erledigte Arbeit in definiertem Zeitraum), habe damit aber keine Aussage über die wirkliche Effizienz, sondern weiß eben nur, wie viele Aufgaben geschafft wurden. Schätzfehler, unterschiedliche Komplexität und Aufwand, verschiedenartige Rahmenbedingungen usw. fließen alle ein in die Zahl und machen sie ungenau. Gehen wir zurück auf Geschwindigkeit: Hat es Sinn die durchschnittliche Geschwindigkeit eines Amphibien-Fahrzeugs zu messen, das im Wasser langsamer als an Land unterwegs ist?
Ich plädiere letztendlich dafür, nicht im Begriff Effizienz unterschiedliche Wünsche und Vorstellungen zu vermischen, also nicht Effizienz zu messen, sondern die eigentlichen Ziele klar zu definieren. Geht es um Kosten-Nutzen? Vielleicht lässt sich die Arbeit ja durch weniger teure Mitarbeiter in einem viel längeren Zeitraum erledigen? Das wäre kosten- aber nicht zeit-effizient. Geht es um möglichst viel Output in definierter Zeit? Dann könnte es hilfreich sein, sehr teuer erfahrene Mitarbeiter einzusetzen. Das wäre dann zeit- aber nicht kosten-effizient.
Wichtiger ist meines Erachtens die klare Definition des Ziels, ohne das eine Betrachtung von einer effizienten Erreichung der Aufgabe kaum möglich ist. Die Frage: wie wird ein Team effizienter ist also kaum zu beantworten.
Und eine ergänzende Anmerkung: Meine Behauptung und Erfahrung ist, dass ohnehin alle Mitarbeiter innerhalb eines Systems versuchen, sich wirtschaftlich zu verhalten und “effizient” zu arbeiten und agile Methoden mit Retrospektiven werden in der Regel genutzt, um hierbei besser zu werden. Es ist die Betrachtung der Zielerreichung, die den Erfolg entscheidet.
Also irgendwie kann ich Dir immer noch nicht ganz folgen. Ich musste mir dann erstmal noch mal wieder “Stéphane Etrillard – Die Magie der Effektivität” antun und versuche das noch mal für mich herzuleiten:
Effizienz heißt: Dinge richtig tun. Der Aufwand soll im richtigen Verhältnis zum Ergebnis stehen; die Kosten-Nutzen-Rechnung ein Plus ergeben.
Effektivität heißt: die richtigen Dinge tun. Die Wirksamkeit des Tuns im Gesamtzusammenhang und damit die Orientierung auf das Ziel Output ist vorrangig.
Er bringt dabei das Beispiel eines effizienten Mitarbeiters der gut und mit wenig Aufwand seine Arbeit bewältigt. Ein effektiver Mitarbeiter hingegen trifft darüber hinaus in seinen Möglichkeiten ziel dienliche Entscheidungen. Er arbeitet nicht nur gut sondern mit.
Und nun zur Messbarkeit:
Aus meiner Sicht kann man Effizienz sehr wohl messen. Ich kann messen wie lange mehrere Teams oder mehrere Mitarbeiter für die Bewältigung einer Aufgabe brauchen. Ich kann dann den Aufwand ins Verhältnis zu den Kosten setzen und daraus die Effizienz berechnen.
Meiner Meinung nach kann ich auch Effektivität messen. Ich kann messen, wie lange ein Unternehmen oder eine Organisation braucht, um ein festgelegtes Ziel zu erreichen.
Beides ist aus meiner Sicht nicht sonderlich schwer und man kann und sollte diese Messungen durchführen. Nur sollten die Ergebnisse der Messung recht genau analysiert werden und nicht bloß als nackte Zahlen wahrgenommen werden.
Ein Beispiel aus der Software-Architektur: Sonarqube ist ein Tool zur statischen Quellcode-Analyse. Es liefert eine sehr detailgetreue Analyse zur aufgebauten technischen Schuld. Jetzt kann ich dafür sorgen, dass diese technischen Schulden regelmäßig abgebaut werden, wenn ich einfach nur möchte, dass dieser Messwert sinkt.
Effektiver ist es aber, die Situation anhand der Zahlen zu untersuchen (z.B. durch Interviews bei den Mitarbeitern) und nachhaltig dafür zu sorgen, dass die technische Schulden nicht nur abgebaut, sondern zukünftig gar nicht erst aufgebaut werden. Die Zahlen dienen also nur als Indikatoren.
Der Schlüssel zum Erfolg ist es letztendlich die richtigen Dinge richtig zu tun. Meine Erfahrung hat mir jedoch häufig gezeigt, dass die angeblich “richtigen Dinge” meist die falschen im Sinne der Zielerreichung waren.
Nicht selten haben sich dann die Ziele von unterschiedlichen Mitarbeitern oder Abteilungen widersprochen. Jeder für sich, hat die richtigen Dinge getan, aber durch individuelle Zielvereinbarungen, wie Budgetziele in den Abteilungen, Jahresziele von Mitarbeitern, Bilanzziele beim Management oder die ganz persönlichen Vorlieben und Neigungen, haben sich diese Zielstellungen gegenseitig behindert. Ich habe es auch schon erlebt, dass die Zielstellungen vom Management interpretiert und verfälscht weitergegeben worden sind.
Das Management nach Zielen mag bei der ganzen Problematik aber sicher nur ein Baustein sein. Mangelnde Effizenz und Effektivität – und der Ruf danach – kann auch andere Gründe haben, wie fehlendes Know-How, zeitaufwendige Arbeitsabläufe, mangelnde Erfahrung, unzureichende Informationen, verfälschte Wahrnehmung usw.
Ich kann Dich – so glaube ich jetzt nach 3 Stunden immer wieder lesen – so halbwegs verstehen. Aber ich denke das ist nur die Spitze des Eisbergs. Da steckt mehr dahinter als die Frage nach Effizienz oder Effektivität. Der Titel sollte aber wahrscheinlich auch nur provozieren, oder?!