Erfolg durch Weglassen

Heutzutage gewinnt, wer schnell die richtigen Dinge macht. Schneller die richtigen Dinge machen die, die Arbeit durch hoch motivierte und gut ausgebildete Mitarbeiter in kleinen fachübergreifenden Teams organisieren und diesen Teams eine Gesamtverantwortung von Anfang bis Ende in der Lieferung von Kundennutzen übertragen.

Trotzdem wird nicht alles in der Geschwindigkeit fertig, die gewünscht oder manchmal sogar benötigt wird. Das liegt zum einen an der stetig steigenden Komplexität von Themen und auch daran, dass es oft einfach zu viele Dinge sind, die dringend erscheinen. Die Große Aufgabe in der “do-it-now”-Kultur bei allen rot leuchtenden “Wichtig-Zeichen” und lauten “Dringend-Rufen” ist es, die tatsächlichen Prioritäten festzulegen und nur das zu machen, was für das Ziel am Wichtigsten ist. Dabei muss man sich bewusst machen, dass in einer nach Prioritäten sortierten Liste von Themen die Regel gilt: Je weiter unten ein Thema ist, um so wahrscheinlicher ist es, dass es gar nicht gemacht wird.

Das Eisenhower-Prinzip

Um zu einer ersten Priorisierung zu kommen, gibt es mehrere einfache Möglichkeiten und Herangehensweisen. Meiner Erfahrung nach ist eine ebenso einfache wie hilfreiche Methode das Eisenhower-Prinzip, durch das man Themen in vier Quadranten einteilt.

Auf der X-Achse sortiert man die Dinge zwischen “Dringend” und “nicht dringend” und auf der Y-Achse zwischen “wichtig” und “unwichtig”. Die dringenden und wichtigen Themen wird man wahrscheinlich zuerst angehen. Und müssen die unwichtigen und unwesentlichen Dinge wirklich erledigt werden?

Andere Blickwinkel

Dieses Prinzip lässt sich beliebig weiter denken und mit anderen Aufteilungen auf X- und Y-Achse versehen, um durch einen anderen Blickwinkel zu Entscheidungen zu kommen.

Eine andere Aufteilung könnte auch zwischen “Hoher Kundennutzen”, “Geringer Kundennutzen” und “Hoher erwarteter Aufwand”, “geringer erwarteter Aufwand” sein. Hier kämen wahrscheinlich die Dinge mit geringem Aufwand und hohem erwarteten Kundennutzen zum Zuge. Und müssen die Themen mit hohem Aufwand und geringem Nutzen wirklich gemacht werden?

Auf die Art lässt sich zum Beispiel auch betrachten, welche Arbeit für das Team einen hohen oder niedrigen Wert hat. Welche Tätigkeiten im Team wiederholen sich oft oder selten und wie hoch ist die Auswirkung dieser Tätigkeiten. Können Aufgaben, die sich oft wiederholen und wenig Auswirkungen haben seltener gemacht oder automatisiert werden?

Die Auswahl der Themen auf der X – bzw. Y-Achse und die daraus resultierenden Quadranten können entsprechend der Fragestellung beliebig angepasst werden. Diese Methode hilft mit geringem Aufwand sowohl Einzelpersonen als auch Teams, zu einer ersten Aussage über Wichtigkeiten zu kommen.

Fazit

Durch welche Fragen und Methoden auch immer es zu einer Priorisierung der Themen kommt: Entscheidend für erfolgreiche Arbeit heutzutage ist die Bearbeitung nach Wichtigkeit und die Erkenntnis, dass davon abgeleitet nicht jede Idee umgesetzt werden kann und sollte. Nicht alles ist dringend, nicht alles ist wichtig, nicht alles erzeugt einen Wert. Die wertlosen Dinge zu erkennen und wegzulassen ist einentscheidender Erfolgsfaktor.

Hast du Vorschläge und Methoden zum Thema Priorisierung? Ich freue mich über deine Anmerkungen in den Kommentaren.

(Das verwendete Bild ist von Billy Wilson – vielen Dank!)