Neu ins Team

Wir alle wissen, dass Teamentwicklung  ein langwieriger Prozess ist. Und nicht nur das: Mit nahezu jeder Veränderung innerhalb des Personenkreises eines Teams beginnen die Prozesse (forming, storming, norming, und performing) mehr oder weniger von vorne.

Umgekehrt hilft meiner Erfahrung nach auch immer wieder „frischer Wind“, also eine gewisse Abwechslung, wenn Teams mehr als ein Jahr zusammen arbeiten und dabei in einen Trott verfallen.

Frischer Wind wird erzeugt durch neue Mitarbeiter in Teams. Ob geplant oder ungeplant – neue Mitarbeiter müssen möglichst geschickt in Teams eingeführt werden, um neben dem frischen Wind möglichst geringe Irritationen zu erzeugen. Nur wie?

Das Einarbeitungsboard

In unseren Teams haben wir gute Erfahrungen mit einem „Einarbeitungsboard“ als Brücke ins Team für neue Mitarbeiter gemacht. Das bestehende Team machte sich etwa einen halben Tag lang Gedanken, was ein neues Team-Mitglied alles wissen muss, um möglichst schnell erfolgreich im Team anzukommen und mitarbeiten zu können. Dazu gehörten explizite und implizite Team-Regeln ebenso wie technische Rahmenbedingungen, Voraussetzungen oder Absprachen und fachliche Kenntnisse zu Projekt oder Produkt.

Die Ergebnisse wurden in einzelne Themen aufgeteilt, in Aufgaben runter gebrochen und durch das Team priorisiert. Dabei hatten sie eine sinnvolle Reihenfolge für sowohl für eine einfache und logisch strukturierte wie auch für eine schnelle Einarbeitung im Blick. Zu den einzelnen Themen gab es auch die Information, welche Team-Mitglieder die besten Ansprechpartner für die Themen waren unter der Maßgabe, dass alle bestehenden Team-Mitglieder für mindestens ein Thema Ansprechpartner sind.

Wertschätzendes Kennenlernen

An dem ersten Tag im neuen Team wurden die Mitarbeiter vom Scrum Master (oder ein Team-Mitglied) eng begleitet für die erste Vorstellung* und die organisatorischen Regelungen (Infrastruktur, Arbeitsplatz und ähnliches).

Im ersten Vorstellungsmeeting konnten sich die Kollegen kennenlernen. Fokus in diesem Meeting war die Äußerung von Wertschätzung gegenüber den neuen Kollegen. Hierfür nannten die alten Team-Mitglieder Punkte, auf die sie sich bei den neuen Mitarbeitern im Team besonders freuten.

Arbeit mit dem Board

Anschließend waren die neuen Team-Mitglieder im Rahmen der regulären Iterationen gefordert, anhand der Priorität die Einarbeitungsaufgaben im Rahmen des regulären Sprints zu bearbeiten und die Fortschritte über das Einarbeitungsboard transparent zu machen. Diese Aufgaben wurden – wie alle anderen auch – im regulären Daily besprochen, offene Fragen oder Schwierigkeiten wurden direkt geklärt und allen war die Einarbeitung so lange präsent, so lange sie lief.

Außerdem bestand so die Möglichkeit, sich auch täglich zu überlegen, an welchen Stellen sich die neuen Mitarbeiter neben allen Einarbeitungsaufgaben direkt in der eigentlichen Arbeit beteiligen konnten. Im Rahmen der Retrospektive wurde dann auch über die Einarbeitungen gesprochen, bis alle damit zusammenhängenden Aufgaben erledigt waren.

Vorteile

Dieses Vorgehen hatte eine ganze Reihe von Vorteilen für Team und neues Mitglied. Entsprechend kann ich ein so strukturiertes Einarbeiten neuer Mitarbeiter sehr empfehlen.

Vorteile für das Team:

• Alle sind eingebunden und verantwortlich für die Einarbeitung
• Die Aufwände für die Einarbeitung werden auf das Team aufgeteilt
• Die wichtigen Grundlagen für die Arbeit im Team sind gemeinsam definiert
• Die wichtigen Grundlagen sind schriftlich formuliert und transparent
• Verständnis, dass die Einarbeitung eine wichtige Aufgabe für das gesamte Team ist
• Einarbeitungsaufgaben können während der Einarbeitung ergänzt werden
• Keine wichtigen Themen wurden übersehen
• Aufwand für die Einarbeitung könnte – sofern gewünscht – konkret gemessen werden

Vorteile für den neuen Mitarbeiter:

• Schon vor Ankommen der neuen Person beschäftigen sich alle mit dem Mitarbeiter
• Wird direkt als aktive Person eingebunden und gefordert
• Kann die eigene Einarbeitung selbstorganisiert steuern
• Lernt jedes Team-Mitglied und dessen Bezug zu Team und ggf. Unternehmen kennen
• Lernt die Spezialgebiete der Mitarbeiter schnell kennen
• Lernt die Details kennen, die für das Team wirklich wichtig sind
• Verteilung der Aufgaben auf den Sprint neben konkreter Arbeit führt zu mehr Abwechslung
• Mitarbeiter lernt die Dinge dann, wenn sie für ihn wichtig sind

*) Im besten Fall hat das Team den neuen Mitarbeiter schob vor dem Start im Team kennengelernt und mit entschieden, dass der Mitarbeiter Teil des Teams wird.